Nos conseils pour externaliser la production de vos contenus !

La production de contenus est essentielle pour votre projet Web, mais c'est long ! Cela demande du temps, non seulement pour créer des articles, vidéos et visuels, etc., mais surtout pour se former afin d'obtenir des résultats professionnels. Pour vous simplifier la vie, faites appel à une agence de content marketing !

Externaliser la production de ses contenus présente de nombreux avantages : gain de temps, d'argent, etc. (voir notre article sur les 6 bonnes raisons d'externaliser la production de vos contenus). Et vous éliminerez un grand nombre de problèmes de votre quotidien. À condition bien sûr de vous y prendre de la bonne manière ! 😉

Dans cet article, vous allez découvrir nos 3 meilleures bonnes pratiques pour réussir l'externalisation de la production de vos contenus avec une agence de content marketing. Nous vous parlerons également de 3 risques que ce projet comporte et des stratégies pour les éliminer un à un.

Nos meilleurs conseils pour déléguer votre contenu à une agence

Pour que votre opération d'externalisation des contenus se passe dans les meilleures conditions, voici nos 3 conseils préférés !

Définissez vos besoins propres

Pour commencer, soyez au clair avec les prestations que vous souhaitez externaliser. Concernant vos contenus, vous pouvez déléguer :

• La stratégie (définition de la cible, des mots-clés, des sujets à aborder, de la ligne éditoriale, des formats, des canaux de diffusion, etc.),
• La production (rédaction des articles de blog, livres blancs, e-books, newsletters et autres supports écrits, réalisation et montage des vidéos et des podcasts, organisation des webinaires, création de visuels tels que photographies, infographies, illustrations, etc.),
• La diffusion sur les réseaux et médias sociaux, la presse, les sites spécialisés, etc.

En fonction des compétences que vous possédez en interne, de votre budget et du temps dont vous disposez, vous ne confierez pas les mêmes tâches à votre agence.

• Si vous avez du temps, mais peu de moyens, confiez uniquement les missions dans lesquelles vous n'avez aucune compétence comme la réalisation de vidéos par exemple ;
• Si vous avez du temps, mais aucune idée de contenu, investissez dans une stratégie de content marketing complète avec sujets définis et calendrier éditorial de 6 mois. Vous pourrez ensuite vous charger de la production ;
• Si vous savez exactement ce que vous souhaitez diffuser, mais que les compétences techniques vous manquent ou que vous ne voulez pas investir dans du matériel coûteux, externalisez uniquement la production ;
• Si vous êtes allergique aux réseaux sociaux, demandez à une agence de se charger de la diffusion de vos contenus, mais aussi de la gestion des commentaires et des bad buzz ;
• Si vous êtes débordé et qu'aucun contenu ne sort en temps et en heure, tournez-vous vers une externalisation totale. Une fois le rythme pris, vous serez peut-être en capacité de reprendre la main sur certaines tâches.

Quelle que soit votre décision, il faut qu'elle vous permette de diffuser du contenu de qualité, de manière régulière.

Trouvez l'agence parfaitement adaptée à vos attentes

Une fois vos attentes bien définies, vous pouvez vous lancer à la recherche de l'agence parfaite. Certaines peuvent prendre en charge toutes les étapes du content marketing, alors que d'autres sont spécialisées dans la stratégie ou la production. Demandez-leur ce qu'elles peuvent faire pour vous aujourd'hui et à l'avenir, etc. Car vos besoins peuvent changer. Dans cette optique, il peut être intéressant de travailler avec une agence qui peut tout gérer pour vous, même si vous n'en avez pas besoin pour l'instant. Cela pourrait grandement vous faciliter la vie ultérieurement.

Pour bien choisir, prenez en compte ces quelques critères :

• La qualité des livrables : demandez à voir les productions réalisées pour les autres clients ;
• La rapidité d'exécution : les contenus chauds nécessitent une grande réactivité ;
• Le budget : si les prix sont bas, demandez-vous quelle qualité vous aurez en échange ?
• Les procédures : renseignez-vous sur la façon de travailler de l'agence et notamment sur les différentes étapes de validation des contenus ;
• La communication : l'équipe est-elle à l'écoute et vous sentez-vous à l'aise avec vos interlocuteurs ? (Attention, cette collaboration durera peut-être des années et tout reprendre à zéro avec une nouvelle agence vous coûtera du temps et de l'argent).

L'identité de votre entreprise : un point de communication déterminant

Vous avez trouvé l'agence de vos rêves ? Parfait ! Vous allez maintenant devoir lui faire comprendre l'identité de votre marque.

• Quels sont ses modèles, ses valeurs, ses objectifs ?
• Quel est son histoire, sa vision, sa voix, son rythme ?
• Quelle est sa façon de respirer, de s'exprimer et de bouger ?

Car si vous confiez la production de vos contenus à une agence, c'est pour qu'elle prenne la voix de votre marque et non pas qu'elle applique une recette toute faite, sans saveur ni parfum particulier.

Pour cela, l'agence doit être à l'écoute de ce que vous avez à lui dire. Mais encore faut-il que vous sachiez quoi lui dire. Parler de son projet n'est pas toujours chose facile : on manque de recul et parfois de mots ou d'images pour exprimer avec précision notre vision.

Mais ce travail indispensable doit être réalisé en amont, éventuellement avec un expert en branding, afin que votre agence de content marketing puisse vous accompagner le mieux possible.

La communication doit se faire à l'oral à travers des entretiens, mais aussi à l'écrit grâce à un brandbook qui sera le document de référence de l'agence concernant votre marque. Elle s'en servira pour réaliser ses missions en interne et pour écrire ses briefs lorsqu'elle fera appel à des freelances.

Voici les principaux éléments que le brandbook de votre marque doit contenir :

• La vision,
• La mission,
• Le positionnement,
• Les inspirations,
• L'histoire,
• Les valeurs,
• Les produits et services,
• La cible visée,
• La concurrence et les éléments différenciants,
• L'identité visuelle ou charte graphique digitale (couleur, typographie, utilisation du logo et des baselines, etc.),
• L'univers rédactionnel ou charte éditoriale (wording, style, ton, façon de s'adresser à l'audience, do's and don'ts, etc.),
• La structure des documents comme les livres blancs ou les guides.

Votre brandbook aidera votre agence à s'aligner sur vos propres productions et à créer une cohésion dans le message délivré par votre marque. Ce document est indispensable à la réussite de l'externalisation de la production de vos contenus.

Les risques à ne pas négliger et comment les contrôler

Et maintenant, passons aux difficultés que vous risquez de rencontrer en confiant la production de vos contenus à un prestataire externe : quelles sont-elles et comment les éviter ?

Les contenus ne correspondent pas à votre image de marque

Même après avoir transmis votre brandbook à votre agence, il est tout à fait possible que vous vous retrouviez avec des productions peu adaptées à votre image de marque. Pourquoi ? Parce que les interprétations et les sensibilités peuvent être différentes. Ce qui est un ton sérieux et académique selon vos critères ne le sera pas pour quelqu'un d'autre.

Collaborer avec une agence demande des ajustements que vous devrez mener. Il peut arriver que tout colle du premier coup, mais c'est au final assez rare. Prenez votre mal en patience et dites-vous que tout le travail de rectification que vous faites au début, vous n'aurez plus à le faire par la suite.

Au moment de recevoir les premiers livrables, il est donc essentiel que vous repreniez un à un les éléments qui vous dérangent : le ton, l'utilisation de certains mots ou expressions, la construction des textes, la façon d'exprimer la proposition de valeur, les angles utilisés par la caméra, le montage plus ou moins rapide, etc.

Cette tâche est fastidieuse, mais elle présente l'avantage de vous aider à préciser votre vision, vos objectifs et les résultats que vous souhaitez obtenir. Petit à petit, en collaboration avec l'agence, vous affinerez vos attentes et ouvrirez la porte à une collaboration beaucoup plus fluide.

Les contenus ne remplissent pas les objectifs

Avez-vous réfléchi à l'objectif global de vos contenus ? Et à chacun d'entre eux, pris séparément ? Ne lancez jamais la production d'un article ou d'une vidéo si le but à atteindre n'est pas clair ! Car si vous ne savez pas ce que vous attendez, votre agence ne pourra pas vous le donner.

Les objectifs des contenus peuvent être très variés. En voici seulement quelques exemples :

• Récupérer un contact,
• Montrer son expertise,
• Travailler son image de marque,
• Transmettre une valeur,
• Donner confiance à la cible,
• Faire une vente,
• Proposer des solutions aux problématiques de la cible.

Pour que votre objectif soit atteint, assurez-vous de toujours l'énoncer de façon claire dans votre brief et accompagnez-le de diverses informations essentielles au bon déroulé de la mission :

• La cible,
• L'étape du buyer's journey (est-il déjà au courant de sa problématique ou faut-il « l'éduquer » ?),
• Les dimensions requises (nombre de mots, de minutes, de cm, etc.),
• Le ton à employer, les émotions à transmettre, l'ambiance générale,
• Les sources d'inspiration,
• Les mots-clés,
• Les idées principales,
• La structure à respecter,
• La mise en forme attendue.

Plus vous serez spécifique dans vos attentes, moins elles seront déçues.

Les contenus nécessitent des modifications

Comme nous l'avons dit plus haut, il y a de fortes chances pour que vous ayez de nombreux changements à demander, particulièrement au début de votre collaboration. Ne tentez pas le diable : avant de signer un quelconque contrat, vous devez vous mettre d'accord avec votre agence sur la gestion des retours.

• Combien d’aller et retour l'agence accepte-t-elle de gérer sans variation de tarif ?
• Quels sont les types de retours qui peuvent être traités ? Par exemple, si vous commandez un article, vous pourrez certainement demander des corrections liées au style ou à des informations erronées, mais pourrez-vous demander des ajouts de paragraphe ? Pourrez-vous exiger une réécriture complète du texte ?
• Quelles sont les étapes de validation qui ne pourront pas donner accès à un retour en arrière ?

Toutes ces questions méritent qu'on prenne le temps de s'y pencher. Passez le temps nécessaire à en parler en profondeur avec votre agence. Et avant de lancer un contrat de longue durée, ne passez pas à côté de la case « test ». Dans un premier temps, proposez une mission courte, comme la production d'une vidéo par exemple. Cette première expérience vous aidera à mettre de la lumière sur les dernières zones d'ombre de votre projet d'externalisation de la production de votre contenu Web.

Crédit photo : Guzaliia Filimonova