Bien utiliser les workflows HubSpot

Les flux de travaux sont au centre de la gestion informatique de toute organisation. Gérer les workflows, et comprendre le potentiel de chacun d’eux, participera au succès de votre entreprise.

Retrouvez dans cet article les meilleurs workflows pour assurer une gestion réussie des leads, que vous pouvez utiliser dès aujourd'hui afin d'améliorer votre utilisation de HubSpot.

HubSpot est un CRM puissant permettant d'augmenter vos leads et vos ventes, de gérer vos contacts... Ce CRM a de nombreux avantages pour une structure dont celui de créer des workflows.

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Un workflow se caractérise par une séquence de tâches qui traite des données via un processus séquentiel, du début à la fin. Dans un contexte marketing, cette notion renvoie généralement à un système d’automatisation de tâches qui s’enchaîne automatiquement, suite à l’activation d’un ou de plusieurs éléments déclencheurs.

En effet, par la mise en place de workflows fonctionnels, il devient facile d’automatiser des processus internes et externes liés aux activités de votre entreprise. Cette automatisation peut être utilisée pour structurer tout type de fonction commerciale, quel que soit le secteur d'activité.

En réalité, vous gérez et exécutez des workflows quotidiennement sans même le savoir. Supposons que votre cordonnier se trouve sur le chemin de l’école de danse de votre enfant, dont l’itinéraire passe également par votre boulangerie favorite. Tous les samedis, lorsque votre fille se rend à son cours, vous en profitez pour déposer vos chaussures chez le cordonnier, avant d’aller chercher des viennoiseries pour toute la famille. Cette optimisation du parcours est un exemple de flux de travail dans sa forme la plus simple.

Que fait l'outil Workflows de HubSpot ?

Si vous utilisez HubSpot Professional ou Enterprise, vous avez accès à un outil qui n'est inclus dans aucune autres versions de HubSpot : l'outil de workflow de HubSpot. Celui-ci vous permet d'automatiser les tâches répétitives de marketing, de vente et de service client pour développer vos activités :

• Les processus Sales / Services incluent la notification et l'attribution de transactions à votre équipe commerciale selon divers facteurs de qualification, mais également la rotation des leads ;
• Les processus Marketing / Services incluent les campagnes d'e-mails marketing et le lead nurturing.

Le CRM HubSpot vous permet de rentrer dans une nouvelle ère, celle du RevOps.

Notez que les flux opérationnels HubSpot concernent de l’automatisation plus ou moins complexe, dont le but est de collecter, traiter ou renvoyer différentes sortes de données.

Les workflows offrent un gain d’efficacité considérable dans le cadre de votre campagne marketing. Apprendre à bien utiliser les workflows HubSpot vous aide ainsi à être plus productif et cohérent. Et pour cause, vous parviendrez à accélérer le développement de votre business et simplifier les processus de vente et les échanges, le tout en passant moins de temps sur les tâches à faible valeur ajoutée. D’autant plus que la mise en place de workflows réduit les risques d’erreurs le plus souvent liées à des manipulations manuelles.

Nous vous conseillons de lire également notre article sur Hubspot Sales : les bonnes pratiques de paramétrage de votre CRM augmenté.

5 exemples de workflows sur HubSpot

Vous l’avez compris, créer un workflow est une phase incontournable et récurrente sur HubSpot. Bon nombre d’actions peuvent être automatisées : e-mails, tâches, notifications, lead nurturing, qualification des leads… Retrouvez 5 exemples de workflows HubSpot incontournables et bien connus.

#1 Notifications internes

Si vos équipes ont besoin de rappels pour suivre les prospects, un workflow de notification interne permet d’envoyer des invitations automatisées afin de ne manquer aucune opportunité.

Les notifications internes peuvent être envoyées par e-mail, SMS ou dans HubSpot lorsqu'un suivi est nécessaire. Vous pouvez également informer votre équipe des modifications apportées aux transactions ou de la clôture de ces dernières.

#2 E-mails de promotion d'événements

Autre scénario de workflow si vous organisez un événement, tel qu’un webinaire : le courriel de promotion pour informer vos contacts. Lorsqu’on sait que 54 % des participants s'inscrivent 8 jours avant le lancement d'un webinaire, on comprend l'importance de choisir le bon moment d’envoi pour maximiser le nombre d'inscriptions.

Un workflow HubSpot peut vous aider à envoyer des e-mails marketing automatisés à une date et une heure spécifiques. Différentes actions peuvent être mises en place en fonction de de la date de l’événement. Si un prospect a déjà répondu, sachez qu’il sera automatiquement supprimé du workflow.

#3 Lead nurturing emails

Parce que 79 % des prospects ne deviendront jamais vos clients, il est important de tenter de les engager continuellement. Bien utiliser les workflows HubSpot vous aide ainsi à garder l’attention de vos prospects en leur envoyant automatiquement des communications régulières et pertinentes. Vous pouvez également configurer des workflows HubSpot pour communiquer régulièrement avec vos clients.

#4 Créer et attribuer des tâches

Un autre moyen simple et efficace d'utiliser les flux de travail dans HubSpot consiste à configurer des tâches. En effet, HubSpot vous permet de créer des tâches et de les attribuer à vos utilisateurs. Vous pouvez donc déclencher la création automatique de ces tâches par le biais d'actions spécifiques.

Si, par exemple, vous venez de conclure une nouvelle souscription, l’une des prochaines actions de suivi sera de transmettre cet élément à votre équipe client pour démarrer le processus d'intégration. Une simple notification peut être configurée via un workflow pour attribuer une tâche au membre de l'équipe concerné.

#5 Formater des données

En utilisant l'action de workflow « Formater les données », vous pouvez formater, corriger et conserver automatiquement vos données CRM. Si vous souhaitez normaliser les noms des contacts, le workflow peut systématiquement mettre les lettres en majuscules dans un nom.

Ce flux de travail garantit une visualisation de l’ensemble des données standardisées. Vous n’avez qu’à copier ces dernières dans des propriétés de texte à une ou plusieurs lignes, ou les ajoute à une feuille de calcul Google.

Les 4 étapes de création d'un workflow HubSpot

Pour bien utiliser les workflows HubSpot et les organiser à votre guise, rendez-vous d’abord sur HubSpot dans l'onglet « Automatisation » puis « Workflow » en haut à droite. Deux options s'offrent à vous pour la suite des opérations : partir de zéro et démarrer un workflow vide, ou partir d'un modèle existant avec un workflow pré-rempli.

Étape 1 : Définition des critères d’inscription

Les critères d’inscription HubSpot peuvent être divers et variés : contacts, transactions, entreprises, activité, conversations, soumissions de feedback, abonnements, paiements… À vous de déterminer les différents éléments déclencheurs obligatoires pour que l'action que vous allez définir soit ensuite réalisée.

Étape 2 : Ajout d’une ou plusieurs actions

Les actions peuvent être de différentes types :

• Délai : retarder un certain temps, retarder à un jour ou à une heure, repousser jusqu’à l’évènement.
• Workflow : inscrire à un autre workflow, déclencher un webhook, rédiger et exécuter un code personnalisé, formater les données.
• Branches : rediriger les fiches d'informations inscrites vers un chemin selon des critères de filtre (branches SI / ALORS), branches de valeur égale, autre action « Aller à ».
• Communication interne : envoyer une notification par e-mail interne, envoyer des e-mails marketing internes, envoyer un SMS interne, envoyer une notification dans l’application.
• Communication externe : envoyer un e-mail, inscrire dans une séquence, désinscrire de la séquence.
• Attribution : transférer la fiche d'informations au propriétaire.
• Créer : créer une fiche d’informations, créer une tâche.
• Action : supprimer le contact.
• Gestion de la liste : ajouter à la liste statique, supprimer de la liste statique.
• Gestion des publicités : ajouter à l’audience publicitaire, supprimer de l’audience publicitaire.
• Gestion de propriété : définir une valeur de propriété, copier une valeur de propriété, effacer une valeur de propriété, augmenter ou diminuer une valeur de propriété, gérer le statut d’abonnement aux e-mails, définir le statut marketing.
• Application connectées : ajouter des contacts à un webinar Zoom, envoyer une notification Slack, créer un canal Slack, créer une tâche Asana, créer une carte Trello, définir une tâche Salesforce, définir une campagne Salesforce, créer un bon de commande NetSuite.

Étape 3 : Réglage des paramètres

Deux paramètres de workflow HubSpot sont modifiables :

• L'exécution des actions : 7 jours sur 7 ou uniquement les jours ouvrés ;
• L’horaire d'exécution : à tout moment de la journée ou à certaines heures.

Étape 4 : Vérification et validation du workflow HubSpot

Il ne reste plus qu'à vérifier la cohérence et le bon fonctionnement des actions entre elles avant de valider le workflow. Vous avez le choix entre :

• N’inscrire que les contacts qui répondent aux critères de déclenchement après l'activation du workflow ;
• Inscrire les contacts existants qui répondent aux critères de déclenchement dès à présent.

Vous savez désormais comment bien utiliser les workflows HubSpot pour automatiser les process de votre entreprise. Mais vous n'avez pas le temps de les paramétrer. Nous vous conseillons donc de choisir une agence HubSpot qui le fera pour vous et qui boostera votre stratégie marketing. Appuyez-vous sur l’expertise d’une agence HubSpot certifiée. Cadrage stratégique, création de campagne, refonte de site web avec HubSpot CMS… Quel que soit votre projet marketing, ComExplorer vous accompagne pour placer votre société parmi les meilleures de son marché !

Crédit photo : Rudzhan Nagiev